La formulazione del budget rappresenta, in ogni azienda, il punto di partenza della programmazione aziendale, un processo operativo che fissa gli obiettivi dell’azienda nel breve periodo e ne riassume i risultati economico-finanziari attesi nel periodo amministrativo di riferimento. Utilizzato dalla funzione aziendale del controllo di gestione, il budget, fornisce informazioni economico-finanziarie per il management, vale a dire informazioni per “l’interno” dell’azienda, consentendo il monitoraggio della gestione della stessa al fine di valutare che si stia svolgendo in condizioni di efficienza e di efficacia coerentemente con gli obiettivi definiti in sede di pianificazione strategica. Il costo del personale rappresenta per le aziende una delle voci di spesa tra le più importanti e significative, peraltro presente, nella sua forma fissa, anche quando l’azienda incontra periodi di difficoltà.
Un’attenta elaborazione del costo del personale risulta estremamente importante al fine di non dover falsare il risultato aziendale. L’azienda che si accinge a predisporre il budget del personale dovrà quindi effettuare un’attenta analisi degli elementi che compongono il costo del lavoro in funzione degli obiettivi, delle esigenze e delle strategie aziendali. Per costruire un corretto budget del personale è, infatti, necessario recuperare tutte le informazioni che possono essere utili per il fine in questione (nuovi elementi di costo e nuovi elementi di risparmio), analizzando anche i consuntivi che permettono di ricavare informazioni di particolare importanza, come per esempio l’andamento delle assenze nelle diverse tipologie, le retribuzioni legate o particolari eventi, il turn over, lo straordinario, le trasferte, i rimborsi spese, ecc.
La Direzione delle Risorse Umane è oggi chiamata a dare un contributo sempre più strategico e concreto per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ciò significa che deve, da un lato, assicurare la disponibilità delle risorse e delle competenze necessarie e, dall’altro, approntare una corretta e controllata gestione del personale, bilanciando al tempo stesso i costi aziendali e la capacità di generare valore.